Grundlig eftertanke

Sedan jag först började läsa om agila metoder har jag uppskattat tanken att sitta tillsammans som något självklart och ovedersägligt.

Efter ett par försök på olika håll tycker jag mig se ett par återkommande mönster för vad som får tekniken att fungera bättre.

Gemensamma intressen

För att det ska löna sig för en grupp människor att sitta tillsammans krävs att de har något gemensamt. De bör arbeta i samma projekt, mot samma deadline och samma kodbas.

Därför

Forma team som arbetar i grupp mot gemensamma mål, och placera dem tillsammans.

Men

Tänk på att inte forma för ensidiga team — Gemensamma intressen betyder inte att alla gillar att knacka Ruby, utan att alla strävar mot samma mål och hjälps åt att komma dit. Tvärfunktionella team innehåller alla kompetenser som behövs för att leverera en färdig produkt.

Lagarbete

Ola Ellnestam beskriver ett anti-mönster som han kallar för The Graveyard:

Föreställ dig ett rum, ganska stort. Ungefär 100 kvadrat. Du kan knappt höra surrandet från ett halvdussin datorer. Det är varmt, inte hett, bara lite över normal rumstemperatur. Någon hostar. Sedan blir det tyst igen, förutom det svaga surrande datorljudet. Du lyssnar lite noggrannare och märker ett svagt, oregelbundet klickande. Du får en känsla av att den som är källa till ljudet inte vill störa för mycket. Ljuset i taket flimrar till.

Du sveper snabbt med blicken över rummet, räknar till 1, 2, 3 … 7 sittande personer. De verkar stirra ut i tomma rymden, och det hade de också gjort om det inte vore för datorskärmarna framför dem. Det är som om det stod glasväggar mellan personerna i rummet. En dator står längst ner i rummet. Skärmsläckaren snurrar förbi lite text.

Förutom Gemensamma intressen blir det mycket mer värdefullt att sitta tillsammans om man faktiskt jobbar som ett lag istället för som en grupp individer. Man blir mindre beroende av nyckelpersoner, eftersom alla har hygglig inblick i vad som händer.

Därför

Som Ola säger, uppmuntra Lagarbete och kommunikation genom att hitta rutiner som får flera personer att jobba på olika aspekter av samma uppgift.

Men

Ett väl fungerande Lagarbete är svårt att skapa på syntetisk väg. Var försiktig så att eventuella knuffar för att stimulera lagarbete inte hindrar teamets naturliga sätt att arbeta.

Storleken har betydelse

Kommunikationen sägs bli bättre av att sätta gruppmedlemmar fysiskt nära varandra, så att de kan använda högeffektiva kommunikationsmedier — tal och ansiktsuttryck — och uppnå osmotisk kommunikation.

Det är dock svårt att skala det här — större grupper kommunicerar mindre effektivt och det blir svårare för medlemmarna att socialt knyta an till hela gruppen.

Därför

Ge dina team Gemensamma intressen, så att de har något att kommunicera kring, men inte så stora mål att de behöver vara fler än 5-9 personer.

Men

Om ditt team av någon anledning måste vara stort, försök introducera tekniker och regler för att minimera störningar (både inifrån och utifrån), maximera kommunikationsmöjligheterna och stimulera social interaktion.

Privat sfär

Jag har vid ett par tillfällen suttit i jättebra grupper, med Gemensamma intressen och lagom storlek, men två meter ifrån vår arbetsyta har ett annat, mycket mer högljutt team (med tråkig humor) suttit och förpestat lugnet. Som jag minns det var vi väldigt tysta och skötsamma, men något säger mig att de tänkte samma sak om oss.

Därför

Isolera team från varandra genom att ge varje team ett eget rum där de inte störs av buller från utomstående. Alternativt, möblera med skärmar och whiteboards så att teamet får vara någorlunda ifred från störmoment.

Men

Att team är fysiskt avskilda från varandra till vardags betyder inte att de ska sluta kommunicera, bara att de ska undvika att störa varandra med slumpmässigt oljud.

Telefonrum

Om jag delar rum med fem personer och min fru ringer för att fråga om deklarationen vill jag helst inte prata inför mina kolleger. Eller om jag behöver ringa för att boka en läkartid eller bara snacka med en kompis. Dessutom finns det få saker som är så störande för omgivningen som någon annans mobiltelefonsamtal.

Därför

Se till att varje team har ett dedikerat rum med dörr som är avsett för privata telefonsamtal. Om lokalerna tryter, låt flera team dela på ett telefonrum. Vi har ett litet konferensrum som man inte kan boka, men som ockuperas för mindre möten. När det är ledigt används det flitigt som telefonrum, annars hänger folk ganska oblygt i korridoren.

Det viktigaste är att folk inte känner sig utsatta när de sköter sina personliga förehavanden, och att deras kolleger inte störs om de saknar normala telefonspärrar.

Samfälliga avbrott

När någon utomstående kommer in i gruppens rum för att prata med en enskild medlem avbryts och störs alla medlemmars arbete. Ofta tror den som frågar att den har korn på vem som vet mest, men lika ofta visar det sig att gruppen tillsammans vet mer än någon enskild medlem, särskilt om gruppen ägnar sig åt Lagarbete

Därför

Arbeta för att utomstående inte ska tilltala enskilda medlemmar om arbetsrelaterade saker, utan hela gruppen — alla är ändå inblandade konversationen, från det att någon säger ”Hörru, Kim, jag undrar…”.

Men

Om det rör privata angelägenheter, lämna gruppens arbetsyta, för att störa så lite som möjligt.

Slutsats

Som alla tekniker fungerar samsittning olika bra i olika sammanhang. Efter ett gäng bra och några dåliga erfarenheter vill jag driva tesen att fokuserat lagarbete i en mindre grupp i alla fall är en bra start.

Ständigt återkommande teman ovan är Gemensamma intressen, Lagarbete och kommunikation.

Kommunikationen ses ofta som den stora fördelen med att placera grupper tillsammans, men jag tror inte förbättrad kommunikation kommer gratis, den är avhängig flera andra aspekter av teamets samarbete.

Beroenden mellan projektgrupper verkar svårt att hantera (det kan vara ett lokalt problem, men jag väljer att låtsas att det är mer allmängiltigt).

Även om små, sammanhållna och seriella projekt verkar vara en ganska populär strategi kan jag ganska sällan i min roll som tjurig utvecklare styra hur projektportföljen ska förvaltas. Däremot har jag en del chanser att påverka hur arbetet fortlider när projekten väl är igång.

Fowler presenterar en intressant modell där SOA-tjänster utvecklas i open source-stil, så att team i beroendeställning kan agera patch-bidragsgivare till en tjänst de är beroende av.

Jag tror inte det här behöver vara specifikt för SOA-sfären, utan snarare att  projekt som använder tjänsteorienterade arkitekturer kanske karakteriseras av en viss storlek och flera parallellt aktiva team. Det vill säga; alla projekt över en viss storlek (mer än ett team) skulle kunna koka ihop något i den här stilen oavsett vilken arkitekturstil de råkar använda.

Fowlers vårdnadshavarmodell har mekanismer för att provocera fram kommunikation mellan två team i ett beroendeförhållande och det skulle man kunna spinna vidare på.

Exempelvis, genom att så länge det finns ett beroende i någon riktning kräva en aktiv representant på varandras dagliga stå-möten. Det borde stimulera teamen att hålla varandra uppdaterade på sina respektive behov och planer.

Eller genom att arrangera utbyte mellan teamen så att teamet i beroendeställning får en representant som kan arbeta med deras behov i deras kontext. På så sätt ökar man chanserna dramatiskt att rätt problem löses på rätt sätt.

Ett fokus på kommunikation och samarbete torde kunna mildra problembilden väsentligt.